Kidz678+

For kids only!

AVG

Geplaatst door op sep 2, 2018

Algemene Verordening Gegevensbescherming… Wat een ingewikkeld woord, wat is dat?!

De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de vervanger van de huidige Wet bescherming persoonsgegevens. Dat klinkt natuurlijk heel saai, maar dat is het eigenlijk niet, want met die nieuwe wet krijg jij meer rechten, die jouw privacy beschermen. Het gaat daarbij om jouw gegevens zoals bijvoorbeeld jouw naam, geboortedatum, adres, mobiele nummer en ga zo maar door. Door de wet krijgen organisaties, zoals de kerk, meer plichten om de gegevens van leden, zoals jij, beter te beschermen zodat jouw gegevens niet ineens bij vreemden terecht komen. Per 25 mei 2018 is de nieuwe wet ingegaan en daarom vertellen we jou hierover in dit document, zo hopen we goed om te gaan met jouw privacy.

Waar gebruikt Kidz678+ jouw gegevens?

Wij gebruiken jouw persoonsgegevens op 6 verschillende plekken:

  • De kidz678+ website (kidz678.gkvdelft.nl)
  • OwnCloud (owncloud.gkvdelft.nl)
  • Klasbord
  • Mail
  • Online communicatiemiddelen zoals Discord en Whatsapp
  • Tijdens kerkdiensten

Welke gegevens gebruiken we en waarom?

Hieronder leggen we uit welke gegevens we van je gebruiken en waarom we dat doen. We proberen zo min mogelijk gegevens te verwerken maar willen toch het één en ander van je weten zodat we de Kidz678+ activiteiten vlot kunnen laten verlopen en jij bijvoorbeeld achteraf ook kunt nagenieten van een activiteit. En we willen je natuurlijk ook gewoon beter leren kennen!

Website
Kidz678+ heeft een eigen website namelijk https://kidz678.gkvdelft.nl. Op de website vind je alle belangrijke informatie, zoals onder andere: de data van en informatie over de Kidz activiteiten, verjaardagen, verslagen en het keukenhulprooster. Alle kinderen hebben een eigen inlogaccount met jouw naam en een wachtwoord. Hiermee krijg je toegang en kan je berichten plaatsen en je aanmelden voor Kidz activiteiten. De gegevens die we hier verwerken zijn jouw identificatiegegevens zoals je voornaam, achternaam en je verjaardag. Zo kunnen we altijd zien wie zich heeft aan- of afgemeld en kunnen we je feliciteren met je verjaardag. Als je je aanmeldt voor een activiteit wordt ook jouw IP adres opgeslagen.

OwnCloud
OwnCloud is een online ruimte waar documenten opgeslagen kunnen worden. Hier houdt het Kidz678+ team zijn administratie en archief bij. We bewaren bijvoorbeeld alle leuke activiteiten die we hebben gedaan, slaan foto’s op en maken notulen als we vergaderingen hebben gehad. Zo kunnen we altijd terugkijken wat we ook alweer gedaan hebben en kunnen we dit gebruiken voor het bedenken van nieuwe activiteiten. Ook van jou staan er gegevens op de OwnCloud, deze hebben we nodig om de taken voor Kidz678+ goed uit te voeren. De gegevens die we gebruiken zijn jouw identificatiegegevens zoals je voornaam, achternaam, geboortedatum, adres, telefoonnummer, emailadres en de samenstelling van het gezin. Maar ook eventuele bijzonderheden zoals je fysieke gegevens, door jou beschikbaar gestelde gegevens over jouw gezondheid of persoonlijke kenmerken waar we rekening mee kunnen houden staan op de OwnCloud. Zo kunnen we jou het beste begrijpen en helpen als dat nodig is. De OwnCloud is alleen toegankelijk voor Kidz678+ leiders en de OwnCloud beheerder van GKV Delft.

Klasbord
Foto’s van de activiteiten worden op klasbord geplaatst, zo kunnen jij en je ouders altijd nagenieten van de Kidz activiteit. Klasbord is een afgeschermd account waar je alleen op kunt als je een profiel aanmaakt en het account van Kidz678+ toevoegt. Zowel jij als je ouders (of natuurlijk samen) mogen een account aanmaken en je kunt de foto’s pas zien als je met de unieke code het klasbord van Kidz678+ volgt. Deze code geven we natuurlijk niet aan vreemden. De gegevens die we van jouw gebruiken zijn eigenlijk alleen maar de foto’s waar jij misschien wel op staat. Soms zou het kunnen dat je naam wordt genoemd, bijvoorbeeld als jij die avond een Kidzcuppunt hebt verdiend.

Mail
We kunnen jou en je ouders altijd een mailtje sturen, bijvoorbeeld voorafgaand aan een activiteit of als we jou ergens over willen informeren. De gegevens die we gebruiken op de mail zijn alleen jouw identificatiegegevens zoals je voornaam, achternaam en je emailadres.

Online communicatiemiddelen zoals Discord en Whatsapp
Het kidz678+ team vergadert één keer in de maand, maar in de tussentijd moet er natuurlijk ook een heleboel worden geregeld. Daarom wordt er flink wat geappt op Discord (een soort Whatsapp, maar dan voor gamenerds) en Whatsapp. Dit doen we om ervoor te zorgen dat we iedere keer weer een fantastische activiteit hebben. Het kan voorkomen dat we tijdens het appen jouw naam noemen, bijvoorbeeld voor de groepsindeling of omdat jij een kidzcuppunt hebt verdiend.

Gegevens tijdens kerkdienst
Eén keer in het jaar organiseren we met elkaar de Kidz678+ Jeugddienst, dat zijn altijd hele toffe diensten want we bereiden het met z’n allen voor! We maken bijvoorbeeld een leuk filmpje of een fotopresentatie, of misschien mag jij wel voorlezen en staat je naam op het blaadje van de kerkdienst. Deze gegevens zijn dan zichtbaar tijdens de kerkdienst.

Mogen we jouw gegevens zomaar gebruiken? En voor hoelang dan?

Het verwerken van jouw gegevens doen we op basis van toestemming. Deze toestemming vragen we aan het begin van het nieuwe seizoen in de startbrief die je van ons krijgt.  Jouw ouders mogen het toestemmingsformulier ondertekenen en aan ons teruggeven, zo weten we zeker dat we ons netjes gedragen zoals de AVG wet van ons verlangt.

We vinden het natuurlijk erg jammer als je, na vier jaar, Kidz678+ weer verlaat, maar gelukkig mag je doorstromen naar JV. Wij hebben jouw gegevens dan niet meer nodig en daarom worden al jouw gegevens netjes verwijderd.

Wat zijn jouw rechten volgens de wet?

De wet geeft je een aantal rechten, deze rechten kun je gewoon aan ons stellen:

  • Je hebt het recht om aan ons te vragen welke gegevens we van je hebben.
  • Je hebt het recht om aan ons te vragen om jouw gegevens te verwijderen.
  • Je hebt het recht om aan ons te vragen om jouw gegevens aan te passen.
  • Je hebt het recht om aan ons te vragen of wij jouw gegevens aan je willen geven.
  • Je hebt het recht om een klacht in te dienen als wij iets niet goed doen.

En wat moeten wij doen om ons aan de wet te houden?

Wij willen er natuurlijk alles aan doen om ons netjes aan de wet te houden en hopen dat je nooit een klacht hoeft in te dienen omdat wij niet zorgvuldig met jouw privacy omgaan. Daarom is er een aantal plichten waar we ons aan houden.

  • We houden een document bij waarin staat welke gegevens we verwerken.
  • We bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig.
  • We verzamelen zo minimaal mogelijk gegevens.
  • We zorgen ervoor dat we jouw gegevens goed beveiligen, bijvoorbeeld met een wachtwoord.

 Tot slot!

We hopen dat je nu een beetje beter weet wat de nieuwe wet inhoudt en wat wij er aan doen om jouw gegevens te beschermen. We snappen dat het allemaal wel een beetje ingewikkeld is, dus als je een vraag hebt, stel hem dan gerust!